Shell taşıt tanıma sistemi, HGS ve araç takibi tek hesapta toplanınca ne değişir

Filo yönetiminde en sık takılınan soru çoğu zaman en basit görünendir: bir aracın geçen ayki toplam yol maliyeti neydi. Yakıt harcaması bir sistemde, otoyol ve köprü geçişleri başka bir yerde, aracın o günlerde nerede olduğu üçüncü bir panelde durur. Üç kayıt da kendi içinde doğrudur; sorun, hiçbirinin diğerini doğrulayamamasıdır.

Yakıt, geçiş ve araç takibini tek çatıda toplamak tam bu noktaya müdahale eder. Filomobil’in sunduğu yapıda yakıt katmanı Shell Taşıt Tanıma Sistemi’dir: araç Shell istasyonunda pompada otomatik tanınır, sürücünün ayrı bir işlem yapmasına gerek kalmadan yakıt alır ve alım şirket hesabına işlenir. Geçiş katmanı Shell Kurumsal HGS, bu mevcut taşıt tanıma hesabının üzerinde çalışır. Konum katmanı Shell FiloPlatform ise Mobiliz teknolojisiyle aracın konumunu, hızını ve hareket saatlerini kaydeder; taşıt tanıma sistemiyle entegre çalıştığı için yakıt tüketim raporlarını da bu veri üzerinden üretir. Üç hizmeti aynı kurumsal hesap altında sunan Filomobil, Shell & Turcas Petrol A.Ş.’nin Türkiye’deki yetkili çözüm ortağıdır.

Ayrı sistemler doğru veriyi neden eşleştiremez

Eksik olan bilgi değil, bilgiler arasındaki bağdır. Her hizmetin kendi girişi, kendi dönem kapanışı ve kendi araç listesi olur. Filodan çıkan bir araç bir listeden silinip diğerinde kalabilir, filoya yeni giren bir araç üç ayrı yerde tanımlanmayı bekler. Listeler zamanla birbirinden ayrışır ve ayrışmanın nerede başladığı çoğu kez fark edilmez.

İkinci sorun dönem uyumsuzluğudur. Yakıt tarafı kendi fatura takvimiyle, geçiş tarafı bakiye hareketleriyle, takip paneli ise sürekli akan bir veriyle çalışır. Bir aracın aylık maliyetini çıkarmak, üç ayrı dışa aktarımı elde birleştirip tarihleri hizalamak anlamına gelir. Bu iş bir kez yapıldığında zahmetli, her ay yapıldığında filo yönetiminin asıl işinden çalan bir rutindir.

Birleşme arayüzde değil hesap katmanında olur

Tek çatı, üç panelin tek ekranda toplanması demek değildir. Dayanağı, aracın kurumsal hesapta bir kez tanımlanması ve hizmetlerin bu tanımın üzerine bağlanmasıdır. Shell Kurumsal HGS için ayrı bir hesap açılmaz, geçişler mevcut taşıt tanıma hesabından yürür. Shell FiloPlatform da bağımsız bir takip ürünü gibi durmaz; yakıt tüketim raporlarını taşıt tanıma sistemiyle entegre biçimde üretir.

Pratikte bu, kurumsal filolar için Shell taşıt tanıma sistemi kurulumunun yalnızca bir yakıt çözümü olmadığı anlamına gelir. Yakıt katmanı, geçiş ve konum hizmetlerinin üzerine oturduğu hesap zeminidir. Araç filoya girdiğinde ya da filodan çıktığında değişiklik tek noktada yapılır, üç kayıt da aynı araç kimliğine bağlı kaldığı için birbirinden ayrışmaz. Araç başına tanımlanan yakıt limiti, yakıt türü ve istasyon kısıtı da bu kaydın yanında durur. Web paneli ve mobil uygulama üzerinden 7/24 erişim aynı zemin üzerinden sağlanır.

Fatura ve ödeme akışında ne birleşiyor

Taşıt tanıma sisteminde tüm araçların alımları ayda iki kez toplu faturada birleşir. Geçiş harcamaları da aynı hesaptan, sonradan ödeme yöntemiyle bu akışa girer; ayrıca bakiye yüklemek gerekmez. Ödeme tarafında kredi kartı seçeneği bulunur.

Buradaki kazanç harcamanın küçülmesi değil, harcamanın sabit bir takvime bağlanmasıdır. Ayrımı net tutmakta fayda var: birleşen fatura, filonun yakıt ve geçiş maliyetini kendiliğinden düşürmez. Değişen şey, maliyetin ne zaman ve hangi ayrıntı düzeyinde masaya geldiğidir. Araç sayısı arttıkça bu fark büyür, çünkü takip edilecek ayrı kalem sayısı araç sayısıyla birlikte artmaz.

Konum verisi yakıt kaydının yanına gelince ne değişiyor

Taşıt tanıma sisteminin online raporlaması dört soruyu cevaplar: kim, ne zaman, nerede, ne kadar. Araç takibi ise anlık konumu, hızı, işe başlama ve bitirme saatlerini ve sürüş analizini üretir. İki kayıt aynı araca bağlandığında bir yakıt alımı, aracın o saatte bulunduğu yer ve o gün yaptığı iş ile birlikte okunabilir hale gelir. Bir alımın açıklamasını sürücüye sormak yerine kaydın kendisinden okumak mümkün olur.

Bu bir tasarruf yöntemi değil, doğrulanabilirliktir. Ayrımı korumak gerekiyor, çünkü yüzde 20-25 yakıt tasarrufu aralığı Shell FiloPlatform araç takip hizmeti için belirtilmiş bir aralıktır. Taşıt tanıma sisteminin kendisi bir tasarruf oranı taahhüdü içermez; yaptığı iş harcamayı görünür ve kurallı hale getirmektir. İki katkıyı birbirine karıştırmak, birleştirme kararının yanlış beklentiyle alınmasına yol açar.

Ayrı yönetim ile tek hesabın iş kalemi karşılaştırması

Aynı işlerin iki kurulumda nasıl yürüdüğü yan yana konduğunda fark daha net görünür.

Bu birleştirme hangi filoda fark yaratır, hangisinde yaratmaz

Fayda, üç katmanın da gerçekten kullanıldığı yerde büyür. Şehirlerarası çalışan ve otoyol kullanımı yoğun araçlarda yakıt ile geçiş zaten aynı seferin iki maliyet kalemidir; bunları ayrı yönetmek yapay bir ayrımdır. Araç devrinin ve sürücü sayısının yüksek olduğu filolarda tek noktadan tanımlama daha da değerlidir, çünkü listeler arasındaki kayma en çok orada birikir. Araçları geniş bir coğrafyaya dağılmış işletmelerde belirleyici olan ise yakıt katmanının sahadaki karşılığıdır: sistem 1000’den fazla Shell istasyonunu ve 81 ili kapsar, dolayısıyla değerlendirme araçların gerçekten kullandığı güzergahlar üzerinden yapılmalıdır.

Buna karşılık rotası dar ve sabit, otoyol kullanmayan bir filoda geçiş katmanı fazladan bir başlık olarak kalabilir. Konum takibi başka bir amaçla kurulmuş ve oturmuş bir işletmede üç katmanı aynı anda taşımak öncelikli olmayabilir. Birleştirme aynı zamanda üç hizmet için tek muhataba bağlanmak demektir; koordinasyonu kolaylaştırır, buna karşılık kapsamın baştan konuşulmasını gerektirir. Yazılım tarafındaki birleşmenin araçta fiziksel bir karşılığı da vardır: HGS etiketi ön cama yapıştırılır, araç takibi verisini aracın kendisinden alır.

Kurulumu planlarken hangi sırayla ilerlemeli

Sıra burada anlam taşıyor, çünkü her adımın çıktısı bir sonrakinin girdisi oluyor.

1. Araç listesini çıkarın ve her aracın hangi katmanlara ihtiyaç duyduğunu tek tek işaretleyin. Filodaki her araç geçiş ya da konum takibi gerektirmeyebilir.
2. Yakıt kuralını araç bazında belirleyin: günlük ve aylık limit, izin verilen yakıt türü, kullanılabilecek istasyonlar.
3. Panel ve mobil uygulama yetkisinin kimlerde olacağını kararlaştırın. Bir aracın yakıt alımını mobil uygulamadan kapatabilmek operasyonel bir yetkidir ve sahibi belli olmalıdır.
4. Raporlamayı kimin, hangi sıklıkta okuyacağını baştan tanımlayın. Toplanan veri düzenli olarak bakılmıyorsa birleştirmenin faydası kağıt üzerinde kalır.
5. Başvuru koşulunu doğrulayın. Shell taşıt tanıma sistemi başvuruları yalnızca Türkiye’de aktif vergi levhasına sahip işletmelerden kabul edilir, bireysel ve şahsi başvuru alınmaz.

Sık sorulan sorular

Geçiş hizmeti için ayrı bir HGS hesabı açmak gerekir mi

Gerekmez. Shell Kurumsal HGS mevcut Shell taşıt tanıma hesabı üzerinden yönetilir; otoyol ve köprü geçişleri aynı fatura akışına, sonradan ödeme yöntemiyle girer. Araç tarafında yapılması gereken, HGS etiketinin ön cama yapıştırılmasıdır.

Üç hizmetin hepsini birden almak zorunlu mu

Zorunlu değil. Yakıt, geçiş ve araç takibi kendi başına tanımlı hizmetlerdir. Tek çatının anlamı hepsinin alınması değil, alınan hizmetlerin aynı kurumsal hesaba ve aynı araç kaydına bağlanmasıdır.

Bir aracın yakıt alımı geçici olarak durdurulabilir mi

Durdurulabilir. Mobil uygulama üzerinden araç bazında yakıt alımı kapatılır, gerektiğinde yeniden açılır. Aracın yakıt türü sistemde kayıtlı olduğu için yanlış yakıt doldurma riski de bu tanım sayesinde azalır.

Yüzde 20-25 yakıt tasarrufu aralığı taşıt tanıma sistemini de kapsar mı

Kapsamaz. Bu aralık Shell FiloPlatform araç takip hizmeti için belirtilir. Taşıt tanıma sistemi harcamayı kayıt altına alır ve kurallandırır; kendi başına bir tasarruf oranı taahhüdü içermez.

Panel ve mobil uygulama erişimi nasıl alınır

Portal ve mobil uygulama şifresi, [email protected] adresine iletilen talep üzerine tanımlanır; talebin firmanın kendi alan adını taşıyan bir hesaptan gelmesi beklenir.