Yeni kiralanan panelvan sabah saat dokuzda şirket otoparkına bırakılır ve teslimi alan kişinin elinde yalnızca on beş dakika vardır. O on beş dakikada kaydedilmeyen her ayrıntı, aylar sonra iade gününde…
Yeni kiralanan panelvan sabah saat dokuzda şirket otoparkına bırakılır ve teslimi alan kişinin elinde yalnızca on beş dakika vardır. O on beş dakikada kaydedilmeyen her ayrıntı, aylar sonra iade gününde tartışma konusu olur. Teslim ve iade kontrol listesi, aracın el değiştirdiği andaki durumunu yazılı hale getiren kısa bir formdur. CVN Filo, 500’ü aşan filosundaki araçları periyodik bakım takvimi tanımlı ve sigorta güvencesi altında kullanıma sunar.
Liste aracın fiziksel durumunu, donanımını ve belgelerini tek sayfada toplar. CVN Filo tarafındaki düzen 2010 yılından beri işler ve 1000’i aşan kurumsal müşteride uygulanır. Listenin işe yaraması için tek koşul, her teslimde aynı sırayla doldurulmasıdır.
Araç durumu, dış gövde, lastikler, iç kabin ve gösterge paneli sırasıyla gözden geçirilerek kayda geçer. İnceleme aracın etrafında tek yönde dolaşarak yapılır ve her yüzeye aynı sırayla bakılır. Fotoğraf çekmek yazılı nota göre daha hızlı sonuç verir ve tarih bilgisini kendiliğinden taşır. CVN Filo filosundaki sedan, hatchback, SUV, panelvan, minivan ve pickup araçları yeni model olduğundan inceleme kısa sürer.
Donanım ve belge kontrolü, araçtan çıkması gereken her parçanın tek tek sayılmasıyla tamamlanır. Ruhsat, sigorta belgesi ve muayene bilgisi araç dosyasında birlikte durur. Donanım tarafında kriko, bijon anahtarı, reflektör ve ilk yardım çantası aranır. CVN Filo araçları sigorta güvencesi altında teslim edildiği için belge kontrolü kısa bir doğrulama adımına dönüşür.
İkinci adımda aracın anahtarları, varsa yedek anahtar ve otopark kartı sayılarak kaydedilir. Şirketin ihtiyaç duyduğu araç sınıfını ve donanım kapsamını filo araç kiralama sayfası üzerinden karşılaştırmak teslim gününü kolaylaştırır. Eksik çıkan bir parça teslim formuna işlendiğinde iade gününde ayrıca aranmaz.
Sürücü bilgilendirmesi, aracı kullanacak kişiye üç başlığın aynı gün anlatılmasıyla tamamlanır. İlk başlık aracın kullanım kurallarıdır ve şirket içi araç politikasını içerir. İkinci başlık arıza veya yol yardımı gerektiren durumda kimin aranacağıdır. CVN Filo tarafında 0 216 445 46 46 numaralı destek hattı 7/24 açıktır ve sürücünün tek numara bilmesi yeterlidir.
Üçüncü başlık araç bakımıdır. Sürücü, servise gidilecek dönemi ve randevu talebini kime ileteceğini öğrenir. Otomatik şanzıman ağırlıklı filoda araç değiştiren sürücülere kısa bir kullanım anlatımı yapılır. Bilgilendirme beş dakikayı geçmez ve teslim formunun altına not olarak yazılır.
Kullanım süresince tutulan kayıt sayısı azdır ve aylık birkaç satırla sınırlı kalır. Kilometre değeri, yakıt harcaması ve araca yapılan işlemler aynı tabloda toplanır. 19 farklı araç seçeneği bulunan bir filoda her aracın kendi satırı bulunur.
| Aşama | Kontrol Kalemi | Kayıt Şekli | Sorumlu |
| Teslim | Dış gövde ve lastik durumu | Fotoğraf ve form notu | Teslim alan kişi |
| Teslim | Donanım ve belge sayımı | Form üzerinde onay | Filo sorumlusu |
| Kullanım | Aylık kilometre değeri | Tablo satırı | Sürücü |
| Kullanım | Bakım ve servis işlemi | Servis kaydı | Kiralama sağlayıcısı |
| Devir | Sürücü değişim bilgisi | Yeni teslim formu | Filo sorumlusu |
| İade | Araç durumu ve donanım | Karşılaştırmalı form | İki taraf birlikte |
Devir, eski sürücünün kaydı kapanmadan yeni kaydın açılmaması ilkesine dayanır. İki kayıt arasında boşluk kalırsa aracın o dönemdeki durumu belirsiz hale gelir. İşlem aynı gün içinde ve tercihen iki sürücünün birlikte bulunduğu ortamda yapılır. CVN Filo uzun dönem kiralamada araç aynı şirkette kaldığından devir tamamen şirket içinde yürür.
İade kontrolü, teslim gününde doldurulan formun yanına konularak yapılır. Karşılaştırma iki form arasında yürüdüğü için tartışmalı bir kalem kalmaz. Araç iade edilmeden önce kişisel eşyalar ve şirkete ait ekipman kabinden çıkarılır. CVN Filo filo yenileme ve araç değişim planlaması yaptığından iade edilen araç çoğu zaman yeni bir araçla aynı gün yer değiştirir.
Teslim ve iade kayıtları, filo yönetimi takibinin ana veri kaynağıdır. Aracın kimde olduğu, ne kadar kullanıldığı ve hangi durumda döndüğü bu formlardan okunur. Kayıt düzeni oturmuş bir şirkette filo takibi ayrı bir iş olmaktan çıkar. CVN Filo 15 yılı aşan deneyimiyle bu akışı kurumsal müşterilerin mevcut idari düzenine uyarlar.
Formların saklandığı yer de kaydın kendisi kadar önemlidir. Araç dosyaları plaka bazında tutulduğunda geçmişe dönük arama saniyeler sürer. Şirket araç sayısını artırdığında yeni araç aynı forma ve aynı sıraya eklenir.
Alınabilir ancak önerilmez. Form olmadan aracın teslim anındaki durumu kayıt dışı kalır ve iade gününde karşılaştırma yapılacak bir referans bulunmaz. Beş dakikalık bir doldurma işi, aylar sonra çıkabilecek belirsizliği baştan kapatır. CVN Filo araçları periyodik bakım takvimi tanımlı halde devreye aldığı için formun teknik bölümü zaten kısa tutulur ve hızlı tamamlanır.
Gereklidir. Fotoğraf, yazılı nottan farklı olarak tarih bilgisini kendiliğinden taşır ve yorum gerektirmez. Dış gövdenin dört köşesi, gösterge paneli ve lastikler için altı ile sekiz arasında kare yeterli olur. Kareler araç dosyasına plaka adıyla kaydedilir. Filodaki 19 farklı araç seçeneği için de aynı yöntem kullanılır.
Şarttır. Eski sürücünün kaydı kapanıp yeni kayıt açılmadığında aracın o dönemdeki sorumlusu belirsiz kalır. Devir sırasında kilometre, yakıt seviyesi ve donanım parçaları yeniden sayılır. İşlem aynı gün içinde tamamlanır ve iki sürücünün de bilgisi forma işlenir. Kayıt boşluğu kalmadığında araçla ilgili sorular tek dosyadan yanıtlanır.
Kişisel eşyalar ve şirkete ait ekipman kabinden ve bagajdan çıkarılır. Ruhsat, sigorta belgesi, anahtarlar ve varsa otopark kartı araçla birlikte hazırlanır. Aracın iç ve dış temizliği teslim günündeki seviyeye getirilir. Son olarak kilometre değeri okunup forma yazılır. Bu hazırlık aracı devralan kişinin işini de kolaylaştırır.
Yorum Yap